Pytania i odpowiedzi dot. konkursu nr 1/2017 dla partnerów Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na wybór operacji w 2017 roku

Poniżej przedstawiamy pytania i odpowiedzi dot. konkursu nr 1/2017 dla Partnerów Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na wybór operacji w 2017 roku.

Pytanie 1

JR KSOW w województwie śląskim zwraca się z prośbą o wyjaśnienie następujących pojęć:

- obszar realizacji operacji – czy obszar realizacji operacji dotyczy grupy docelowej czy miejsca realizacji operacji, np. Partner chce zorganizować wyjazd studyjny dla rolników z terenu województwa śląskiego do Szkocji, co w takim przypadku powinien wpisać w formularzu we wniosku o wybór operacji w punkcie I.4. Obszar realizacji operacji – Szkocja czy województwo śląskie?

- czy na nośniku CD dołączanym do wniosku mają znaleźć się ,oprócz wniosku, wszystkie załączniki dołączone do wniosku, w tym również skany np. umów partnerskich, upoważnień, KRS.

Odpowiedź na pytanie 1

- Obszar powinien być powiązany z grupą docelową operacji, w instrukcji wypełniania wniosku o wybór operacji (III pkt. 6 pod pkt. c) wskazane jest powiązanie obszaru z grupą docelową operacji.

- Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o wybór operacji na ostatniej stronie jest wyjaśnienie w zakresie dokumentacji. Jest mowa tam również o załącznikach, które powinny by tożsame z wersją papierową.                     (Odpowiedzi z MRiRW)

Uwaga: W części I pkt 4 - Obszar realizacji operacji Formularza wniosku o wybór operacji do realizacji (…) należy wpisać Województwo Śląskie.

Pytanie 2

Chciałam sprawdzić, czy w bazie danych są nasze aktualne dane, a zauważyłam, że w ogóle nas tam nie ma:

http://slaskie.ksow.pl/baza-partnerow-ksow.html

czy to możliwe, czy po prostu źle sprawdzam?

Odpowiedź na pytanie nr 2

Zgodnie z informacją przekazaną podczas szkolenia jest nowa baza Partnerów i każdy Partner jest zobowiązany wpisać się do niej jeszcze raz.

Poniżej przesyłam link do strony z formularzem do bazy Partnerów:

http://ksow.pl/ksow/formularz-zgloszeniowy.html

 

Pytanie 3

Czy jako przedsiębiorca zarejestrowany w KSOW mogę wziąć udział w konkursie ?

Odpowiedź na pytanie nr 3

Każdy Partner wpisany w bazę Partnerów KSOW może wziąć udział w konkursie i złożyć wniosek. Proszę jednak pamiętać, że dana operacja musi wpisywać się w działania, priorytety i cele KSOW.

 

Pytanie nr 4

Czy Partner projektu – stowarzyszenie rolników może wystawić fakturę/ rachunek, który zostanie opłacony z projektu? Chciałabym aby na jedno z wydarzeń przyjechali rolnicy z kilku stowarzyszeń/spółdzielni i aby przygotowali poczęstunek promujący ich produkty wśród szerszej publiczności. Czy takie stowarzyszenie może wystawić fakturę (za przygotowanie poczęstunku, koszty dojazdu itp.) którą zapłacimy z pieniędzy projektowych będąc jednocześnie Partnerem tego projektu? Jeśli nie to czy Partner może mieć własny budżet, z którego opłaci ww. koszty?

Odpowiedź na pytanie nr 4 (Aktualizacja z dnia 20.02.2017 r.)

Co do zasady na podstawie art. 1 pkt 13 ustawy z dnia 15 grudnia 2016 roku o zmianie ustawy o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 oraz niektórych innych ustaw,  taką sytuacje należy uznać za wypełniającą przesłanki wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia w związku z „pozostawaniem z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób”.  W przypadku zaistnienia powyższej sytuacji Partner albo jest partnerem operacji albo wykonawcą wybranym zgodnie z wytycznymi dot. wyboru wykonawców (par. 9 formularzu umowy na realizację operacji http://slaskie.ksow.pl/news/entry/8447-ogloszenie-o-konkursie-nr-12017-dla-partnerow.html).

Pytanie 5

Czy szacując wartość zamówienia i wysyłając zapytania do trzech potencjalnych wykonawców na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie, Wnioskodawca po podpisaniu umowy o dofinansowanie będzie musiał jeszcze raz wystąpić z zapytaniem do trzech potencjalnych wykonawców w celu wybrania wykonawcy, który wykona daną usługę?

Odpowiedź na pytanie nr 5

Zgodnie z art. 35 ustawy Prawo zamówień publicznych wartość szacunkowa dla dostaw i usług jest ważna przez 3 miesiące. Po upływie tych miesięcy należy ponownie ustalić wartość zamówienia.

 

Pytanie 6

Czy zakwaterowanie i wyżywienie trenera/ osoby prowadzącej szkolenie będzie kosztem kwalifikowanym?

Odpowiedź na pytanie nr 6

Zgodnie z pkt V ppkt 1.1. Podręcznika kwalifikalności kosztów pomocy technicznej w ramach PROW 2014-2020 (podręcznik został umieszczony na stronie http://slaskie.ksow.pl/news/entry/8447-ogloszenie-o-konkursie-nr-12017-dla-partnerow.html ) kosztami podlegającymi refundacji w ramach Schematu II są m.in. koszty wsparcia ekspertów oraz wykładowców oraz koszty wyżywienia uczestników przedsięwzięć takich jak, spotkania, szkolenia, konferencje, seminaria, wyjazdy studyjne organizowanych w ramach operacji.

 

Pytanie 7

Jeżeli operacja będzie polegała na przeprowadzeniu szkolenia, które ściśle będzie się wiązało z przeprowadzeniem warsztatów w Muzeum Wsi Kieleckiej, które jest jedno i nie ma możliwości wystąpienia do dwóch innych wykonawców o oszacowanie kosztów usługi, to czy te koszty będą uznane za kwalifikowane i nie będzie uznane za ograniczenie zasad konkurencyjności?.  W jaki sposób odnieść się do szacowania kosztów dotyczących przeprowadzenia tych warsztatów przez trenera/eksperta, jeśli osobą prowadzącą takie warsztaty jest osoba pracująca w tym muzeum?

Odpowiedź na pytanie nr 7

Zgodnie z par. 5 pkt 4 Regulaminu konkursu koszty są kwalifikowalne jeżeli są uzasadnione zakresem operacji i niezbędne do osiągnięcia jej celu oraz racjonalne. Ponadto zgodnie z Instrukcją wypełnienia formularza wniosku o wybór operacji w wytycznych dotyczących wypełniania Załącznika nr 1 -  Zestawienie rzeczowo-finansowe w kolumnie 10 - Uzasadnienie/Uwagi należy podać informację dotyczącą rozeznania rynku. Zgodnie z w/w Instrukcją ROZEZNANIE RYNKU oznacza oszacowanie wartości zamówienia poprzez porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców. W przypadku gdy partner KSOW stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może zostać wezwany - do przedstawienia uzasadnienia takiej sytuacji.

 

Pytanie 8

Czy jest możliwe przesunięcie kosztów między poszczególnymi formami realizacji operacji wyszczególnionymi w Zestawieniu rzeczowo-finansowym?

Odpowiedź na pytanie nr 8

Zgodnie z par. 14 formularza umowy na realizację operacji można dokonać przesunięć pomiędzy poszczególnymi postępowaniami określonymi w zestawieniu rzeczowo-finansowym bez wpływu na zakres rzeczowy operacji do 10% kwoty danego postępowania. Powyższa zmiana nie wymaga zmiany Umowy w formie aneksu, lecz wymaga zgody jednostki.

 

Pytanie 9

W związku z planowanym do złożenia wnioskiem w ramach konkursu nr 1/2017 dla Partnerów KSOW chciałabym zapytać  czy wyjazd studyjny na Białoruś może być realizowany w ramach operacji do finansowania w ramach ogłoszonego konkursu, mając na uwadze iż Białoruś  nie leży na terenie Unii Europejskiej?

 

Odpowiedź na pytanie nr 9

Wyjazd studyjny powinien być realizowany na terenie krajów objętych Programem. W przeciwnym wypadku należy uzasadnić szczegółowo wybór i konieczność wyjazdu do innego kraju. Ostateczna decyzja oceny uzasadnienia należy do komisji konkursowej.

 

Pytanie 10

Jeśli Partner KSOW chce zorganizować jednodniową imprezę plenerową w trakcie trwającej w tym czasie dużej wspólnej, składającej się z kilkunastu imprez, imprezy a okres trwania całego cyklu będzie trwał kilka lub kilkunastu dni i jednocześnie imprezy te zostaną rozłożone w kilku gminach, to czy oprócz formy realizacji operacji jako p. 7.4 „Impreza Plenerowa” może zostać wybrana dodatkowo forma p. 7.5 „Punk informacyjny na imprezie plenerowej” by móc rozszerzyć zasięg oddziaływania do większej ilości osób grupy docelowej w oparciu o materiały będące elementami głównej imprezy np: baner, materiały drukowane, promocyjne czy degustacja itp.?

Odpowiedź na pytanie nr 10

W celu uszczegółowienia zadanego pytania prosimy o odpowiedź na następujące pytania:

1.       Jaki jest dokładnie cel Punktu Informacyjnego?

2.       Jakie informacje będą przekazywane w Punkcie?

Należy pamiętać, że zgodnie z Instrukcji wypełniania wniosku w Cz. III pkt 8 Wniosku należy uzasadnić adekwatność wybranych form realizacji operacji do: celu operacji, zakresu operacji oraz przewidywanych efektów jej realizacji. Należy wskazać niezbędność każdej z wybranych form do osiągnięcia celów operacji opisanych w cz. III pkt 5 Wniosku.

 

Odpowiedź Partnera do pytania nr 10

Cel i temat będzie dokładnie ten sam, jedynie w przypadku imprezy plenerowej, całość tematyczna imprezy jest związana z działaniem, w przypadku punktu, będzie to tylko punkt informacyjno – konsultacyjny całkowicie związany z charakterem głównej imprezy. Punk będzie wystawiony na innej imprezie organizowanej przez inną organizację oraz w innym miejscu i dacie. W Puncie informacyjnym będą rozdawane broszury z tematami prelekcji oraz seminariów przedstawianych na głównej imprezie.

 

Odpowiedź na pytanie nr 10

Proponujemy, aby Punkt informacyjny wykazać jako osobna forma realizacji operacji. Niestety nie jesteśmy w stanie wypowiedzieć się co do zasadności tej formy realizacji. Dopiero weryfikacja merytoryczna wniosku dokonana przez Komisję oceny wniosków stwierdzi czy zasadnym jest organizacja Punktu biorąc pod uwagę cel, zakres oraz koszty organizacji przedsięwzięcia.

 

Pytanie 11

Czy istnieje możliwość przesłania do sprawdzenia przygotowanego wniosku do konkursu nr 1/2017 dla Partnerów Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich?

Odpowiedź na pytanie nr 11

Informujemy, że nie ma możliwości przesłania wniosku wcześniej. Wnioski o wybór operacji należy złożyć zgodnie z ogłoszeniem o konkursie- w terminie od dnia 10 lutego do dnia 23 lutego 2017 r. osobiście lub za pomocą przesyłki rejestrowanej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 1113, 1250, 1823 i 1948). Więcej informacji na stronie http://ksow.gov.pl/nabory-wnioskow-sc-ksow/i-nabor-wnioskow-2017.html lub http://slaskie.ksow.pl/news/entry/8447-ogloszenie-o-konkursie-nr-12017-dla-partnerow.html

 

Pytanie 12

Przygotowujemy wniosek o dofinansowanie dot. wymiany najlepszych praktyk współpracy samorządowej między samorządowcami z terenu województwa śląskiego i podkarpackiego – wyjazd studyjny na Podkarpacie. Jednym z partnerów w projekcie będzie Polska Sieć Odnowy i Rozwoju Wsi – stowarzyszenie gmin działające na terenie całego kraju, drugim Podkarpackie Stowarzyszenie Samorządów Terytorialnych (odpowiednik naszego Związku).  

Pytanie:

1.       Czy w grupie uczestników wyjazdu, która ma wynosić 25 osób mogą się znajdować wyłącznie samorządowcy z terenu województwa śląskiego, czy też możemy zaprosić np. 5 samorządowców – z gmin członkowskich Partnera czyli PSORW spoza województwa śląskiego?

2.       Czy w grupie uczestników wyjazdu mogą się znajdować przedstawiciele (max. 2 osoby) zarządu Partnera, tj.  PSORW (którzy jednocześnie są samorządowcami z terenu gmin spoza województwa śląskiego)?

 

Odpowiedź na pytanie nr 12

Uczestników operacji rekrutujemy wyłącznie z obszaru województwa, do którego składany jest wniosek. W projekcie ponadto mogą brać udział eksperci, a także przedstawiciele wnioskodawcy i jego partnerów w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji operacji. W załączniku nr 1 „liczba uczestników”- to liczba osób z danego województwa, dla których event jest organizowany, „zasoby kadrowe niezbędne do realizacji operacji „ – to liczba osób występujących w charakterze ekspertów lub odpowiadających za organizację imprezy (w przypadku wyjazdu to pilot, przewodnik, koordynator itp.) z ramienia wnioskodawcy lub jego partnerów, które nie muszą być z obszaru województwa, ale których koszty udziału zostaną poniesione przez wnioskodawcę. W liczbie posiłków i noclegów w wierszach „wyżywienie” i „zakwaterowanie” podajemy łączną liczbę osób (uczestników + kadrę).

Poza kosztami udziału eksperci mogą być również wynagradzani z zachowaniem zasady konkurencyjności.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku operacji partnerskich realizowanych w ramach planu operacyjnego nie są kosztem kwalifikowalnym wynagrodzenia osobowe jakichkolwiek pracowników.

Partner KSOW może zawrzeć z własnym pracownikiem lub pracownikiem dodatkowego partnera umowę cywilnoprawną na wykonanie usług/zadań mających związek z merytoryczną częścią realizacji operacji, wówczas koszt związany z realizacją takiego zadania jest kwalifikowalny. Jeżeli umowa cywilnoprawna będzie zawarta przez partnera KSOW z własnym pracownikiem, należy pamiętać, że łączna wartość takich umów z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 20 tys. zł netto dla zamówień tożsamych. Dotyczy to również  pracowników dodatkowego partnera, z którymi partner KSOW zawrze umowę cywilnoprawną.

Jeżeli umowa cywilnoprawna będzie zawarta przez partnera KSOW nie z własnym pracownikiem, wówczas łączna wartość takich umów z tą samą osobą może przekroczyć 20 tys. zł netto dla zamówień tożsamych, z tym że wówczas taka osoba, jako wykonawca zadania, powinna zostać wybrana w trybie konkurencyjnym. Jeżeli łączna wartość takich umów nie przekroczy 20 tys. zł netto dla zamówień tożsamych, wówczas wykonawca tego zadania może zostać wybrany bez zastosowania trybu konkurencyjnego, jednakże przy zachowaniu racjonalności kosztów”.

 

Pytanie 13

Mój pomysł wpisuje się jak najbardziej w cele i priorytety ale jest celem poniekąd nie promocyjnym ale inwestycyjnym. Czy wobec tego może być zrealizowany ? Chodzi tu konkretnie o odnawialne źródła energii cieplnej produkowane z materiałów pochodzenia rolnego odpady słoma itp. Zagospodarowuje je odpłatnie więc potencjał gospodarstw w ten sposób sie podnosi bo zarabiaja na odpadach a mieszkańcy porzucaja paliwa kopalne na korzyść tego produktu. Jak wygląda położenie takiego pomysłu względem konkursu ?

Odpowiedź na pytanie nr 13

Koszty kwalifikowane podlegające refundacji wyszczególnione są w Podręczniku kwalifikowalności kosztów pomocy technicznej w ramach PROW 2014-2020 dostępnym na stronie http://slaskie.ksow.pl/news/entry/8447-ogloszenie-o-konkursie-nr-12017-dla-partnerow.html  (Schemat II).

Ponadto wykonawców wszelkich usług i dostaw zakupionych w ramach zgłaszanych operacji należy wyłonić w sposób zapewniający zachowanie równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości (paragraf 9 wzoru umowy).

 

Pytanie 14

W związku z oświadczeniem, jakie wnioskodawca jest zobowiązany podpisać składając wniosek: operacja określona w niniejszym wniosku nie była finansowana ze środków publicznych a w przypadku wyboru operacji do realizacji w ramach ww. wniosku – koszty kwalifikowane nie będą przedstawione do refundacji w ramach innych funduszy publicznych; proszę o wyjaśnienie, czy wnioskodawca może “teraz” złożyć wniosek na realizację operacji do dwóch instytucji, tj. właściwego KSOW  i np. LGD, a w przypadku jej wyboru do dofinansowania  przez jedną z tych instytucji, zrezygnować z dofinansowania z drugiego źródła.

Odpowiedź na pytanie nr 14

Przytoczone w pytaniu „Oświadczenie” nie zabrania składania wniosku do dwóch podmiotów a jedynie przedstawiania kosztów do refundacji z dwóch źródeł finansowania publicznego.

 

Pytanie nr 14 c.d.

W kontekście przesłanej odpowiedzi proszę jeszcze o wyjaśnienie do części V wniosku punktu 2.5 Oświadczenie partnera KSOW, że nie została zawarta umowa na realizację  tej   operacji lub nie został złożony wniosek o wybór tej operacji do innej jednostki właściwej do stwierdzenia spełnienia warunków wyboru operacji.

Odpowiedź na pytanie nr 14 c.d.

Składając wniosek Partner oświadcza, iż nie została zawarta umowa na realizację danej operacji lub nie został złożony wniosek o wybór danej operacji do innej jednostki właściwej, tj. innej jednostki regionalnej KSOW, Centrum Doradztwa Rolniczego, Ośrodka Doradztwa Rolniczego lub jednostki centralnej KSOW.

Pytanie 15

Czy w zestawieniu rzeczowo-finansowym po przeprowadzeniu rozeznania cenowego oraz otrzymaniu 3 ofert cenowych, należy wpisać najniższą cenę z konkretnej oferty, czy kwotę uśrednioną mające na uwadze, że  oferty ważne są 3 miesiące?

Odpowiedź na pytanie nr 15

Zgodnie z Instrukcją wypełniania formularza wniosku Rozeznanie rynku oznacza oszacowanie wartości zamówienia poprzez porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców. W kolumnie 10 Uzasadnienie/Uwagi należy podać metody rozeznania rynku, nazwy wykonawców (sprzedających), u których dokonano rozeznania rynku z podaniem proponowanych cen oraz uzasadnienie dokonanego wyboru cenowego.  

Rozeznanie rynku o którym mowa w Instrukcji  nie jest tożsame z wartością szacunkową danego zamówienia.

Pytanie 16

Czy po przeprowadzeniu rozeznania cenowego jesteśmy zobligowani do skorzystania z usług konkretnego Wykonawcy, w sytuacji gdy operacja planowana jest na październik 2017 r. a rozeznanie przeprowadzone było w lutym?

Odpowiedź na pytanie nr 16

Zgodnie z art. 35 ustawy Prawo zamówień publicznych wartość szacunkowa dla dostaw i usług jest ważna przez 3 miesiące. Po upływie tego terminu należy ponownie ustalić wartość zamówienia.